Bir işletmede herkes aynı sistemin parçası olabilir.

Ama herkes aynı işi yapmaz.

Satış ekibinin ihtiyaç duyduğu bilgilerle depo ekibinin kullandığı bilgiler aynı değildir. Finans tarafının gördüğü verilerle operasyon çalışanının günlük olarak ihtiyaç duyduğu ekranlar da birbirinden farklıdır.

Bu nedenle iyi bir işletme yazılımının görevi yalnızca bilgiyi bir araya getirmek değildir.

Doğru bilgiyi, doğru kişiye, doğru zamanda ulaştırmaktır.

Cubbfy’nin çalışma yaklaşımının önemli parçalarından biri de bu.

Herkes aynı sistemi kullanabilir, aynı şeyi görmek zorunda değildir

İş süreçlerini tek bir çalışma alanında birleştirmek önemli.

Ancak bu, sistemdeki bütün bilgilerin bütün kullanıcılara açılması gerektiği anlamına gelmez.

Bir satış çalışanı için müşteriler, aktiviteler, teklifler ve siparişler ön planda olabilir.

Depo ekibi için stok durumu, ürün hareketleri ve sevkiyat süreçleri önemlidir.

Satın alma tarafında tedarikçiler ve devam eden satın alma işlemleri takip edilir.

Üretim veya proje ekipleri kendi operasyonlarını yürütür.

Yöneticiler ise gerektiğinde bu süreçlerin daha geniş bir görünümüne ihtiyaç duyabilir.

Cubbfy’de kullanıcıların çalışma alanları rol ve yetkilerine göre şekillenir.

Amaç herkese mümkün olduğunca fazla bilgi göstermek değil.

İşini yapabilmesi için ihtiyaç duyduğu bilgiyi göstermek.

Yetkilendirme yalnızca güvenlik değildir

Rol ve yetki yönetimi çoğu zaman yalnızca güvenlik konusu olarak değerlendirilir.

Elbette güvenlik bunun önemli bir parçasıdır.

Ancak doğru yetkilendirme aynı zamanda çalışma düzenini de belirler.

Bir kullanıcının göreviyle ilgisi olmayan onlarca ekran ve kayıtla karşılaşması, sistemi daha güçlü hale getirmez.

Tam tersine karmaşıklığı artırabilir.

Kullanıcının karşısında yaptığı işle ilgili alanların bulunması, günlük işi daha anlaşılır hale getirir.

Bu nedenle Cubbfy’de yetkilendirme yalnızca “Kim neyi görebilir?” sorusuyla sınırlı değildir.

Aynı zamanda:

“Kim, hangi süreçte ne yapabilmeli?”

sorusunun da bir parçasıdır.

Depoda doğru bilgi, doğru rol

Depo ve stok süreçleri bunun iyi örneklerinden biri.

Bir işletmede stok bilgisinin doğru olması önemlidir.

Ancak stok yönetimi yalnızca ekrandaki bir miktarı görmekten ibaret değildir.

Ürün girişleri, çıkışları, depo hareketleri ve sevkiyat gibi operasyonlar farklı görev ve sorumluluklar içerebilir.

Cubbfy’de stok yönetimi depo ve sevkiyat yapısının içerisinde rol bazlı olarak yürütülür.

Böylece kullanıcılar görevlerine göre ilgili operasyonlara erişir ve kendi sorumluluk alanlarında çalışır.

Bu yaklaşım hem operasyonun kontrolünü güçlendirir hem de kullanıcının ihtiyaç duymadığı alanlarla karşılaşmasını azaltır.

Finansal bilgi görünür olmalı, ama kontrollü görünür olmalı

Finans tarafında bu konu daha da önem kazanır.

Faturalar, ödemeler, giderler, çekler, kur bilgileri ve kârlılık gibi veriler işletmenin karar alma süreçleri açısından değerlidir.

Ancak her finansal bilginin her kullanıcı tarafından görülmesi gerekmez.

Bir çalışan siparişin ödeme durumunu bilmeye ihtiyaç duyabilirken, işletmenin toplam kârlılık verisine erişmesi gerekmeyebilir.

Bir finans kullanıcısı ödeme ve gider süreçlerini yönetirken, yönetici daha geniş bir finansal görünüm görmek isteyebilir.

Buradaki temel yaklaşım basit:

Finansal görünürlük önemlidir; ancak görünürlük doğru yetkiyle birlikte gelmelidir.

Cubbfy, finansal süreçleri operasyonun dışında ayrı bir dünya olarak ele almaz.

Bir teklif siparişe, sipariş sevkiyata, sevkiyat faturaya ve ödeme sürecine ilerlediğinde oluşan finansal sonuç da işletmenin yaptığı işin bir parçasıdır.

Doğru kullanıcı, ihtiyaç duyduğu noktada bu sonuca ulaşabilmelidir.

Doğru zaman da en az doğru bilgi kadar önemli

Bir bilginin sistemde bulunması her zaman yeterli değildir.

İhtiyaç duyulduğu anda ulaşılabilir olması gerekir.

Satış ekibi müşteriye teklif hazırlarken ürün bilgisine ihtiyaç duyar.

Depo, sipariş hazırlanırken ilgili stok durumunu görmelidir.

Finans tarafı ödeme zamanı geldiğinde ilgili kayda ulaşabilmelidir.

Yönetici ise sürecin hangi aşamada olduğunu anlamak için farklı ekiplerden tek tek bilgi toplamak zorunda kalmamalıdır.

İşletme yazılımının değeri burada ortaya çıkar.

Bilgi yalnızca saklanmaz.

İşin ilerlediği noktada kullanılabilir hale gelir.

Daha fazla ekran değil, daha doğru çalışma alanı

Bir yazılımın güçlü olması, kullanıcıya mümkün olan her şeyi göstermesi anlamına gelmez.

Bazen iyi tasarlanmış bir sistemin yaptığı en önemli şey, gereksiz olanı geri planda tutmaktır.

Cubbfy’nin modüler ve rol bazlı yapısında da amaç bu.

Satış çalışanı satışını yapabilmeli.

Depo çalışanı operasyonunu yönetebilmeli.

Finans ekibi kendi süreçlerini takip edebilmeli.

Yönetici ihtiyaç duyduğu geniş görünürlüğe ulaşabilmeli.

Ve bunların tamamı aynı işletmenin ortak verisi üzerinde çalışabilmeli.

Çünkü iyi bir çalışma düzeninde herkesin her şeyi bilmesi gerekmez.

Ama herkesin, yaptığı işi doğru şekilde yürütebilmesi için ihtiyaç duyduğu bilgiye ulaşabilmesi gerekir.

Doğru bilgi.

Doğru kişi.

Doğru zaman.

İş, tek yerde.