Bir çalışan işe yazılım kullanmak için gelmez.

Bir müşteriyi takip etmek, teklif hazırlamak, siparişi sonuçlandırmak, projeyi analiz etmek, depoda bir işlemi tamamlamak, satın alma sürecini yürütmek veya bir tahsilatı kontrol etmek için gelir.

Kullandığı yazılımın görevi ise bütün bunların önüne yeni bir iş yükü çıkarmak değil, işi daha anlaşılır ve yönetilebilir hale getirmektir.

Bunu tek bir siparişin oluşturduğu iş akışı üzerinden düşünelim.

Bir sipariş aslında çalışanın işe girişinden önce başlar.

Önce kurumsal bir müşteri portföyü oluşur.

Hangi müşterilerin işletmenin hizmet verdiği alanlarla uyumlu olduğu değerlendirilir. Portföy zaman içerisinde güncellenir, öncelikler değişir ve doğru müşterilerle ilişki geliştirilmeye başlanır.

Sonrasında ziyaretler gelir. ( işe başlayan işi burdan devralır )

Ziyaret sıklığı planlanır.

Görüşmeler yapılır.

Her görüşmede yeni bilgiler edinilir.

Müşteriyle ilişki gelişir.

Aktiviteler, planlar ve takipler oluşur.

Ve uzun süre devam eden bu sürecin sonunda somut bir proje ortaya çıkar.

Artık müşteri fiyat bekliyordur.

Dışarıdan bakıldığında bundan sonrası basit görünebilir:

Projeyi analiz et, fiyatı hazırla ve teklifi gönder.

Gerçekte ise iş çoğu zaman tam burada karmaşıklaşmaya başlar.

Bir fiyatın arkasındaki görünmeyen trafik

Projenin analiz edilmesi gerekiyor.

Peki ilgili ekip ne kadar yoğun?

Dokümanlar ilgili kişiye ulaştı mı?

İnceleme başladı mı?

Eksik bilgi var mı?

Satış temsilcisi sürecin hangi aşamada olduğunu bilmiyorsa telefon, mesaj ve e-posta trafiği başlar.

“Projeye bakabildiniz mi?”

“Ne zaman hazır olur?”

“Müşteri fiyat bekliyor.”

Bu sırada analiz için gerekli dokümanların farklı zamanlarda ve farklı kanallardan gelmiş olması da mümkündür.

Bir teknik dosya e-postada.

Başka bir bilgi mesajlaşmada.

Bir fiyat listesi başka bir dosyada.

Üstelik onlarca ürün kalemi farklı döviz türleriyle fiyatlandırılmış olabilir.

Analiz tamamlandıktan sonra bu kez kurların kontrol edilmesi, fiyatların ortak bir yapıya çevrilmesi ve hesapların tamamlanması gerekir.

Teklif artık neredeyse hazırdır.

Fakat müşteriye yalnızca fiyat değil, teslim süresi de verilmelidir.

Ve yeni bir süreç başlar.

Teslim süresini söylemek için kaç kişiye ihtiyaç var?

İlk bakışta konu üretim ve depo ile ilgilidir.

Üretim, gerekli malzemelerin durumunu öğrenmek için depoya sorar.

Depoda eksik ürün varsa satın alma devreye girer.

Satın alma tedarikçiden bilgi ister.

Tedarikçinin koşulları finansal değerlendirme gerektirebilir.

Gerekli noktalarda yönetim onayı devreye girebilir.

Satın alma tamamlandı diyelim.

Bu kez başka sorular ortaya çıkar:

Malzeme ne zaman depoya ulaşacak?

Üretim ne zaman başlayabilecek?

Üretimin tamamlanması ne kadar sürecek?

Sevkiyat hangi tarihte yapılabilecek?

Bunların her biri başka bir kullanıcının sorumluluğundadır.

Ancak cevapları satış tarafındaki kullanıcının müşteriye doğru bilgi verebilmesi için gereklidir.

Dolayısıyla bir kişinin sorumluluğundaki işlem, farkında olmadan diğer çalışanların zamanını da tüketmeye başlar.

Telefonlar.

Mesajlar.

E-postalar.

Durum sorguları.

Hatırlatmalar.

Aynı bilgiye ulaşmak için tekrar tekrar yapılan görüşmeler.

Ve bütün bunlar yalnızca tek bir sipariş için gerçekleşebilir.

Sonra küçük bir bilgi bütün süreci değiştirebilir

Her şey hazır görünürken başka bir durum ortaya çıkabilir.

Müşteri daha önce yapılan bir ziyarette projeyle ilgili önemli bir detaydan söz etmiştir.

Ancak bu bilgi teknik dokümana işlenmemiştir.

Görüşmede konuşulmuştur ama sonraki aşamada unutulmuştur.

Üretim başladığında veya tamamlanmak üzereyken konu yeniden ortaya çıkar.

Müşteri doğal olarak:

“Ben bunu daha önce söylemiştim.”

diyebilir.

Bu noktada üretim revizyonu gerekebilir.

Fiyat değişebilir.

Teslim süresi etkilenebilir.

Yeni onaylar ve yeni görüşmeler başlayabilir.

İşletme durumu toparlar ve süreç sonunda tamamlanır.

Ancak bu küçük örneğin içerisinde bile müşteri yönetimi, satış, proje analizi, ürün bilgisi, kur, depo, stok, satın alma, tedarikçi, üretim, finans, yönetim ve sevkiyat gibi birçok farklı sorumluluk birbirine dokunmuştur.

Üstelik burada değinmediğimiz başka süreçler de vardır.

Bir siparişin arkasında bazen onlarca kişinin dikkati, zamanı ve sorumluluğu bulunur.

Asıl soru da burada ortaya çıkıyor:

Bütün bu yükün ne kadarı işin kendisi, ne kadarı işi takip etmeye çalışmaktır?

Yazılım işin önüne geçmemeli

Cubbfy'de kullanıcı deneyimine bakarken temel yaklaşımımız bu.

Yazılım işin önüne geçmemeli. İşin yapılmasına yardımcı olmalı.

Kullanıcının yaptığı iş zaten yeterince karmaşık olabilir.

Bir de sistemin nasıl çalıştığını çözmekle uğraşmamalıdır.

Müşteri bilgisi nerede?

Son görüşmede ne konuşuldu?

Proje hangi aşamada?

Teklif hazırlanıyor mu?

Siparişin durumu ne?

Depoda gerekli ürün var mı?

Bir işlem neden bekliyor?

Bugün yapılması gereken hangi aktiviteler var?

Kullanıcının enerjisi bu soruların cevaplarını aramaya değil, işi ilerletmeye gitmelidir.

Aramak yerine çalışabilmek

Günlük işlerde küçük zaman kayıpları çoğu zaman fark edilmez.

Bir telefon numarasını aramak.

Daha önce verilen teklifi bulmak.

Son müşteri görüşmesinin notlarına bakmak.

Bir ürünün bilgisini kontrol etmek.

Siparişin hangi aşamada olduğunu öğrenmek.

Bir işlemin kimde beklediğini anlamaya çalışmak.

Her biri birkaç dakika sürebilir.

Ancak aynı davranış gün boyunca farklı çalışanlar tarafından tekrarlandığında ciddi bir iş yüküne dönüşür.

Cubbfy'nin kullanıcıya sağladığı önemli kolaylıklardan biri bu arama ve takip yükünü azaltmaktır.

Çünkü bilginin yalnızca sistemde bulunması yeterli değildir.

İhtiyaç duyulduğu anda ulaşılabilir olması gerekir.

Her kullanıcının çalışma alanı aynı olmak zorunda değil

Satış ekibinin günlük işiyle depo ekibinin günlük işi aynı değildir.

Proje analizi yapan bir kullanıcıyla satın alma yapan kişinin ihtiyaçları farklıdır.

Finans kullanıcısının gördüğü verilerle operasyon kullanıcısının ihtiyaç duyduğu bilgiler de aynı değildir.

Bu nedenle herkese mümkün olan en fazla ekranı göstermek, daha fazla imkan sunmak anlamına gelmez.

Bazen tam tersidir.

Gereksiz seçenekler arttıkça yapılan iş zorlaşır.

Cubbfy'nin rol ve yetki yapısındaki amaç kullanıcıyı sınırlamak değil;

kendi sorumluluğunu daha sade bir çalışma alanında yürütebilmesini sağlamaktır.

Hatırlamak yerine takip edebilmek

Günlük iş hayatında yalnızca büyük projeler takip edilmez.

Bir müşteriyle görüşüldü.

Tekrar aranacak.

Yeni bir ziyaret planlandı.

Bir bilgi beklenecek.

Teklif hazırlanacak.

Bir sipariş kontrol edilecek.

Küçük görünen bu işler de zaman ve dikkat gerektirir.

Bütün bunlar kişisel notlara veya hafızaya kaldığında kullanıcının zihinsel yükü büyür.

Müşteri aktivitelerinin, ziyaretlerin ve ilgili iş kayıtlarının sistem içerisinde tutulmasının değeri de burada ortaya çıkar.

Amaç kullanıcıya “her yaptığını sisteme yaz” diyerek yeni bir iş oluşturmak değildir.

Yapılacak işi hatırlama ve geçmişi yeniden toplama yükünün bir bölümünü sistemin üstlenmesidir.

Geçmişi yeniden öğrenmek zorunda kalmamak

Bir kullanıcı yalnızca bugünkü durumu bilerek çalışamaz.

İşin buraya nasıl geldiğini de anlaması gerekir.

Bu müşteriye daha önce hangi teklifler verilmiş?

Son görüşmede ne konuşulmuş?

Hangi talepler iletilmiş?

Hangi kararlar alınmış?

Bir proje neden bu aşamada?

Bir fiyat neden değişmiş?

Bir işlem neden beklemiş?

Geçmişe ulaşabilmek, kullanıcının daha hızlı ve daha doğru hareket etmesine yardımcı olur.

Bu özellikle bir iş başka bir ekip arkadaşına devredildiğinde önem kazanır.

İyi tutulan bir çalışma geçmişi sayesinde yeni kullanıcı yalnızca sonucu değil, sonuca giden süreci de anlayabilir.

Böylece bilgi yalnızca işletmede saklanmaz.

Günlük işi yapan kişinin kullanımına geri döner.

Tekrar eden işi azaltmak

Kullanıcı açısından kolaylık her zaman büyük bir otomasyon değildir.

Bazen aynı bilgiyi ikinci kez yazmamak kadar basittir.

Daha önce oluşmuş veriyi yeniden girmemek.

Aynı hesaplamayı tekrar yapmamak.

Bir sonraki aşamaya geçerken bütün bilgileri baştan toplamamak.

Teklif hazırlarken yardımcı araçlardan yararlanmak.

Sistemde zaten bulunan bilgiyi ihtiyaç duyulan noktada kullanabilmek.

Cubbfy'deki yardımcı araçların yaklaşımı da burada anlam kazanır.

Kullanıcının yerine çalışmak değil, kullanıcının yapmak zorunda olmadığı işleri azaltmak.

Kolaylık yalnızca daha az tıklama değildir

Bir yazılımı kolay kullanılır yapan şey yalnızca bir işlemin üç tık yerine iki tıkla yapılması değildir.

Kolaylık;

ne yapacağını anlayabilmektir.

İhtiyaç duyduğu bilgiye ulaşabilmektir.

İşin hangi aşamada olduğunu görebilmektir.

Neden beklediğini anlayabilmektir.

Gereksiz alanlarla karşılaşmamaktır.

Geçmiş bilgiyi kaybetmemektir.

Başka bir kişinin başlattığı işe dahil olduğunda nereden devam edeceğini anlayabilmektir.

Ve bütün bunları yaparken yazılımın kendisini ayrı bir iş yükü haline getirmemesidir.

Cubbfy'de kullanıcı deneyimine bakarken bizim için asıl ölçü bu.

Peki Cubbfy kullanıcının işini nasıl kolaylaştırır?

Kullanıcının yaptığı işe odaklanmasına yardımcı olarak.

İhtiyaç duyduğu bilgiyi daha ulaşılabilir hale getirerek.

Arama ve durum sorgulama yükünü azaltarak.

Günlük işleri ve aktiviteleri daha düzenli takip edilebilir hale getirerek.

Rolüne ve sorumluluğuna uygun bir çalışma alanı sunarak.

Geçmiş işlemleri ve işin bağlamını koruyarak.

Tekrar eden adımları mümkün olduğunca azaltarak.

Ve işletmenin farklı noktalarında oluşan bilginin, ihtiyaç duyulduğu anda yeniden kullanılabilmesini sağlayarak.

Çünkü iyi bir işletme yazılımının yalnızca işletmeye değer katması yeterli değildir.

Onu her gün kullanan insanın zamanına, dikkatine ve yaptığı işe de değer katması gerekir.

İş, tek yerde.