Bir işletme yazılımından ne beklenmeli?
Daha fazla ekran mı?
Daha fazla özellik mi?
Daha fazla rapor mu?
Bence asıl soru başka:
Kullanılan sistem işletmenin çalışma biçimine ne katıyor?
Bir yazılım günlük işlemleri kaydedebilir. Müşterileri, ürünleri, siparişleri veya finansal kayıtları tutabilir.
Ancak işletme açısından gerçek değer, bu kayıtların günlük çalışmayı ne kadar anlaşılır ve yönetilebilir hale getirdiğinde ortaya çıkar.
Cubbfy'nin işletmelere kattığı değer burada başlıyor.
İşletmenin ne durumda olduğunu görebilmek
Bir işletmeyi yönetirken yalnızca yapılan işleri bilmek yeterli değildir.
Devam eden işleri görmek kadar, hangi aşamada olduklarını anlayabilmek ve yönetebilmek de gerekir.
Hangi müşteriyle süreç devam ediyor?
Hangi siparişler bekliyor?
Hangi operasyonlar tamamlandı?
Depoda ne oluyor?
Hangi tahsilatlar gerçekleşti?
Giderler ne durumda?
Yapılan işin finansal sonucu ne?
İşletme büyüdükçe bu soruların cevaplarını tek tek kişilerden toplamak giderek zorlaşır.
Cubbfy, günlük operasyonun farklı alanlarını ortak bir çalışma düzeninde tutarak işletmenin mevcut durumunun daha görünür olmasını sağlar.
Buradaki amaç yöneticinin her işlemin içinde olması değil; ihtiyaç duyduğunda işin durumunu anlayabilmesi ve gerektiğinde doğru noktaya yön verebilmesidir.
Kontrol, her işi kendin yapmak değildir
Kontrol bazen yanlış anlaşılıyor.
Kontrol, bütün işlemlerin tek bir kişinin onayından geçmesi veya yöneticinin sürekli çalışanlara ne yaptıklarını sorması değildir.
Sağlıklı kontrol, işin nasıl ilerlediğinin sistem içerisinde izlenebilir olmasıdır.
Kim hangi alanda çalışıyor?
Hangi işlemler tamamlandı?
Hangi süreçler devam ediyor?
Nerede bekleyen bir iş var?
İş neden bekliyor?
İş yükü mü?
Gerekli malzemenin henüz hazır olmaması mı?
Bir onay mı bekleniyor?
Yoksa süreçte çözülmesi gereken başka bir sorun mu var?
Bir işin yalnızca beklediğini değil, neden beklediğini görebilmek de yönetimin bir parçasıdır.
Hangi kullanıcının hangi alanda sorumluluğu bulunuyor?
Cubbfy'nin rol ve yetki yapısı sayesinde farklı ekipler kendi çalışma alanlarında ilerlerken işletme genelindeki düzen korunabilir ve gerektiğinde doğru yönlendirmeler yapılabilir.
Böylece kontrol kişilere bağlı bir takip biçiminden çıkıp sistemin doğal bir parçası haline gelir.
İşletmenin hafızasını oluşturmak
Bir işletmenin yıllar içinde oluşan en değerli varlıklarından biri yalnızca müşteri listesi veya ürün kataloğu değildir.
İş yapma biçimidir.
Hangi müşteriyle nasıl çalışıldığı.
Bir müşteriyle ticari ilişkinin yıllar içerisinde nasıl geliştiği ve bugün hangi noktada olduğu.
Hangi tekliflerin verildiği, hangi teklif kalemlerinin fiyatlandırılmadığı ve bunun nedenleri.
Hangi bilgilerin hangi kullanıcılarla paylaşılacağı, hangilerinin işletme içinde sınırlı kalacağı.
Hangi işlerin gerçekleştirildiği ve zaman içerisinde oluşan referanslar.
Hangi tedarikçilerle ve markalarla çalışıldığı.
Hangi tedarikçinin belirli bir marka veya ürün grubunda işletmeye avantaj sağladığı.
Ürünlerin, projelerin ve operasyonların geçmişi.
Gerçekleşen finansal hareketler.
Bütün bunlar ve daha pek çok şey zaman içerisinde işletmenin kurumsal hafızasını oluşturur.
Bu bilginin yalnızca çalışanların hafızasında kalması, işletme açısından sürdürülebilir ve kurumsal bir yaklaşım değildir.
Çalışanlar değişebilir.
Görevler değişebilir.
Ekipler büyüyebilir.
Ancak işletmenin bilgisi işletmede kalmalıdır. Görev veya ekip değişiklikleri, müşteri deneyimini ya da operasyonun sürekliliğini etkilememelidir.
Cubbfy'nin ortak veri yapısının işletmeye kattığı önemli değerlerden biri de budur.
Karar vermek için daha sağlam bir zemin
Bir yöneticinin karar verebilmesi için her zaman daha fazla veriye ihtiyacı yoktur.
Çoğu zaman ihtiyaç duyduğu şey daha anlamlı veridir.
Satış var ama sonuç ne?
Gelir var ama gider ne kadar?
Bir iş tamamlandı ama ne kadar kazandırdı?
Stok var ama hareket nasıl?
Müşteri var ama ilişki ne durumda?
Cubbfy'nin farklı çalışma alanlarında oluşan veriler, işletmenin yalnızca geçmişini kaydetmek için değil, mevcut durumunu değerlendirebilmek için de kullanılır.
Finans tarafında faturalar, tahsilatlar, giderler, çekler, kur bilgileri, gelir-gider analizi ve kârlılık gibi verilerin operasyonla birlikte değerlendirilmesi işletmenin gerçek durumunu anlamayı kolaylaştırır.
Çünkü büyüklük yalnızca satış rakamıyla ölçülmez.
Asıl önemli olan yapılan işin işletmeye nasıl yansıdığıdır.
İşin sürekliliği kişisel hafızaya bağlı kalmamalı
Küçük ekiplerde birçok süreç doğal olarak kişilere bağlı yürüyebilir.
Bir çalışan hangi müşteriyle hangi görüşmelerin ve aktivitelerin gerçekleştirildiğini bilir.
Başka biri hangi ürünün ne zaman geleceğini bilir.
Bir başkası hangi tahsilatın beklendiğini takip eder.
İşletme büyüdükçe bu yöntem kırılgan hale gelir.
Cubbfy burada çalışanların bilgisini değersizleştirmez. Tam tersine, yapılan işin ve oluşan bilginin rol ve yetkiler çerçevesinde işletmenin doğal çalışma akışına dahil olmasını sağlar.
Böylece yalnızca sonuç değil, o sonuca katkı sağlayan süreç de görünür hale gelir. Çalışanların oluşturduğu bilgi işletmenin kurumsal hafızasına dönüşür ve görev değişikliklerinde kaybolmaz.
Yeni bir çalışan sürece dahil olduğunda da her şeyi sıfırdan öğrenmek zorunda kalmaz.
Bir görev başka bir kişiye geçtiğinde bilgi kaybolmaz.
İşletmenin operasyonu yalnızca belirli kişilerin hafızasına bağımlı kalmaz.
Büyümek, daha fazla karmaşa anlamına gelmemeli
Bir işletme büyüdükçe yeni müşteriler, yeni çalışanlar, yeni operasyonlar ve yeni ihtiyaçlar ortaya çıkar.
Kullanılan sistemin de bu değişime uyum sağlayabilmesi gerekir.
Cubbfy'nin modüler yapısı burada önemli bir rol oynar.
İşletme ihtiyacı olan çalışma alanlarını kullanabilir.
Yeni ihtiyaçlar ortaya çıktığında yapı genişleyebilir.
Roller ve sorumluluklar değişebilir.
Operasyon büyüdükçe sistem de onunla birlikte gelişebilir.
Ama temel çalışma düzeni korunur.
Bu nedenle ölçeklenebilirlik yalnızca daha fazla kullanıcı ekleyebilmek değildir.
İşletme büyürken düzeni kaybetmemektir.
Peki Cubbfy işletmeye ne katıyor?
Daha görünür bir operasyon.
Daha kontrollü bir çalışma düzeni.
İşletmede kalan kurumsal bilgi.
Daha sağlıklı kararlar için anlamlı veri.
Kişisel hafızaya değil, kurumsal bilgiye dayanan süreçler.
Büyümeye uyum sağlayabilen bir yapı.
Ve farklı ekiplerin aynı işletmenin parçası olarak çalışabileceği ortak bir çalışma alanı.
Cubbfy'nin değerini yalnızca sahip olduğu modüllerin sayısıyla ölçmüyoruz.
Asıl değer, işletmenin günlük çalışma biçimine ne kattığında ortaya çıkıyor.
Çünkü iyi bir işletme yazılımı yalnızca yapılan işi kaydetmemeli.
İşletmenin daha iyi çalışmasına yardımcı olmalı.
İş, tek yerde.
